GravamenexAPI
API key
Multiempresa · Cuenta y emisores · Paso a paso

Agregar otras empresas emisoras

Guía

Una cuenta de Gravamenex puede trabajar con varias empresas emisoras. Cada empresa se habilita con su software propio, su certificado y su numeración.

La idea en un minuto

Una cuenta puede trabajar con varias empresas emisoras. Cada empresa completa su propia Configuración fiscal.

Agregar otra empresa no crea otra cuenta ni otra llave de API: con la misma integración emites para varias empresas cambiando organization_nit. Cada empresa debe completar su propia configuración antes de emitir.

Cada empresa se habilita ante la DIAN con software propio y es la responsable de su habilitación, su numeración y lo que factura. Gravamenex consume la API de la DIAN para emitir con esa habilitación. El certificado de firma digital te lo damos nosotros si lo compras en Gravamenex; también puedes usar uno propio.

Cuenta y emisor
CuentaEmisor (empresa)
Qué esEl servicio que contratas con GravamenexLa empresa o persona que emite los documentos
Qué administras ahíIntegración y llave de APIConfiguración fiscal
Una cuenta, varias empresas
Esquema: una cuenta con una integración para varias empresas; cada empresa tiene su RUT, su software propio en la DIAN, su certificado, su numeración y su ambiente.
La integración es de la cuenta; la configuración fiscal es de cada empresa. Para emitir por una u otra solo cambia el organization_nit.
Qué necesita cada empresa que agregues
  • NIT sin dígito de verificación (9 o 10 dígitos; cédula si es persona natural) y razón social.
  • Dirección fiscal.
  • RUT oficial actualizado en PDF, sin contraseña y de máximo 1 MiB.
  • Software ID, PIN y Test Set ID del software que la empresa registró ante la DIAN en la modalidad de software propio.
  • Certificado de firma digital a nombre de la empresa: lo puedes comprar con Gravamenex o usar uno propio (.p12 o .pfx).
  • Resolución de numeración autorizada para facturas de venta y los prefijos de las series de notas crédito y débito.
El recorrido de cada empresa
Esquema de cinco pasos que cada empresa repite: registrar el software propio y pedir la numeración en la DIAN (MUISCA), completar la Configuración fiscal en Gravamenex, correr el set de pruebas en habilitación y pasar a producción.
Esquema del recorrido. Lo que se hace en MUISCA lo hace cada empresa; se repite para cada empresa que agregues.
Cómo se agrega y habilita cada empresa
  1. En Gravamenex

    Comprueba que puedes agregar empresas

    Solo un propietario o administrador de la cuenta puede agregar otra empresa emisora.

    • Los demás roles ven un aviso en lugar de la acción.
    • Una empresa gestionada por su integrador no agrega otras.
  2. En Gravamenex

    Agrega la empresa a tu cuenta

    Entra a tu Perfil y busca «Agregar empresa emisora». La empresa solo se crea con su NIT y su razón social; lo demás se completa después en Configuración fiscal.

    • NIT sin dígito de verificación (9 o 10 dígitos para una empresa; la cédula para una persona natural) y razón social o nombre completo.
    • Cuenta en sandbox: la empresa queda lista de inmediato y comparte el cupo mensual de la cuenta (50 documentos únicos aceptados por mes, entre todas sus empresas).
    • Cuenta con plan de pago y empresa productiva: usa «Solicitar alta de empresa» en Soporte con el NIT y la razón social; el equipo de Gravamenex la autoriza según tu plan.
    • Si el NIT ya existe en Gravamenex no se vincula a tu cuenta solo por conocerlo.
  3. La empresa, en la DIAN

    La empresa se registra en la DIAN con software propio

    Que tu cuenta sea multiempresa no cambia la regla de la DIAN: cada empresa que va a facturar se habilita en MUISCA como facturador electrónico, en la modalidad de software propio, y registra allí su software.

    • La empresa entra a MUISCA con su usuario autorizado y busca el registro como facturador electrónico.
    • Elige software propio y registra el software con un nombre y un PIN.
    • La DIAN le asigna a esa empresa su Software ID y su Test Set ID. Guarda también el PIN.
    • Estos tres datos son de cada empresa: no se comparten ni se reutilizan entre empresas, aunque todas emitan por la misma integración.

    Tu propia habilitación (la de la empresa titular de la cuenta) no cubre a las demás.

  4. La empresa, en la DIAN

    La empresa solicita su numeración

    En MUISCA pide la autorización de numeración de facturación: el prefijo que quiere usar y el rango de números. La DIAN responde con una resolución.

    • Anota el número de resolución, el prefijo, el rango y su vigencia; esa resolución es de la empresa.
    • Las notas crédito y débito no usan esa resolución: se numeran con series internas que se definen en la Configuración fiscal.
  5. La empresa con Gravamenex

    Entrega los datos de la empresa a Gravamenex

    Completa la Configuración fiscal de cada empresa en siete pasos. Hasta que esté completa, la empresa no puede emitir.

    • Identidad y catálogos, y Dirección fiscal.
    • Sedes y puntos de emisión.
    • RUT oficial en PDF, sin contraseña y de máximo 1 MiB.
    • Software DIAN: el Software ID, el PIN y el Test Set ID del paso 3.
    • Firma digital X.509: el certificado de la empresa (el que compres con Gravamenex o uno propio, .p12 o .pfx).
    • Resoluciones y series: la resolución del paso 4 y los prefijos de las series de notas crédito y débito.

    Un preflight en verde no equivale a la habilitación.

  6. La empresa con Gravamenex

    Set de pruebas y paso a producción

    Cada empresa realiza el set de pruebas en habilitación y luego pasa a producción.

    • El ambiente se activa empresa por empresa: una puede estar en producción y otra todavía en habilitación.
    • Pagar un plan o agregar una empresa no activa la emisión productiva por sí solo.
Qué es de cada empresa y qué se comparte
ElementoPor empresaCompartido en la cuenta
RUT, datos fiscales y sedesSí—
Software ID, PIN y Test Set IDSí: cada empresa registra el suyo—
Certificado de firma digitalSí: a nombre de cada empresa, comprado con Gravamenex o propio. El certificado de pruebas de Gravamenex sirve solo en sandbox—
Resolución de numeración y series de notasSí—
Ambiente (habilitación o producción)Sí: se activa empresa por empresa—
Integración y llave de API—Sí: la misma integración emite para varias empresas cambiando organization_nit
Cupo mensual en sandbox—Sí: es de la cuenta y lo comparten todas sus empresas
Emitir a nombre de cada empresa por API

Ejemplo de código · sustituye los datos antes de usarlo

# Misma llave de API, distinta empresa: cambia solo organization_nit
POST /v1/invoices
{ "organization_nit": "900234567", "source_reference": "FEV-1042", ... }

POST /v1/invoices
{ "organization_nit": "901876543", "source_reference": "FEV-0017", ... }
Preguntas frecuentes
  • ¿Agregar una empresa crea otra cuenta u otra llave de API? No. Se usa la misma cuenta y la misma integración; solo cambia organization_nit.
  • ¿Puedo reutilizar mi certificado de firma para otra empresa? No. El certificado debe estar a nombre de cada empresa; puedes comprarlo con Gravamenex o usar uno propio. El certificado de pruebas de Gravamenex sirve solo en sandbox.
  • ¿La habilitación de una empresa sirve para las demás? No. Cada empresa registra su software ante la DIAN, pide su numeración y hace su set de pruebas.
  • ¿Puedo pasar a producción solo con una empresa y dejar las otras en habilitación? Sí: el ambiente se activa por empresa.
  • ¿Y si la empresa ya existe en Gravamenex? No se vincula a tu cuenta solo por conocer su NIT.
  • ¿Quién responde por lo que se factura? Cada empresa emisora es responsable de su habilitación, su numeración y lo que factura.
Antes de empezar

Esta guía es informativa y no reemplaza la normativa de la DIAN ni la asesoría de tu contador. Los nombres de los menús del portal de la DIAN cambian con el tiempo: la fuente vigente es dian.gov.co y el Anexo Técnico.